Tasafsızlık Prosedürü

1. AMAÇ VE KAPSAM

Bu prosedürün amacı VİTA SERTİFİKASYON TEKNİK KONTROL LTD.ŞTİ (VİTA SERTİFİKASYON )belgelendirme faaliyetlerini yürütürken tarafsızlık ilkesine tehdit oluşturabilecek durumları ve bu tehditleri önlemek ya da gidermek için kurulması gereken komiteyi belirlemek için bir yöntem oluşturmaktır.

• SORUMLULUKLAR

Bu prosedürün uygulanmasından yönetim temsilcisi ve tarafsızlık komitesi üyeleri sorumludur.

• TANIMLAR

Bu prosedür için Vita Sertifikasyon Personel Belgelendirme El Kitabı’ndaki tanımlar geçerlidir.

• PROSEDÜR                              

4.1 Oluşumu:

Tarafsızlık Komitesi adil ,temsil ilkesi göz önünde bulundurularak 3 (üç) asil, üyeden oluşturulur Komite 3 kişiden oluşur ve toplantılar salt çoğunluğun (yarıdan bir fazla) katılımı ile gerçekleştirilir. Tarafsızlık Komitesi Vita Sertifikasyon Şirket Müdürü tarafından atanan en az 3 (üç) üyeden oluşur. Bir Başkan ve bir Başkan Vekili komite üyelerinin kendi aralarından seçilir. Tarafsızlık Komitesi üyeleri aşağıdaki kriterleri sağlamaları kaydıyla atanırlar;

• Vita Sertifikasyon belgelendirme veya sertifikasyon kararlarını olumsuz etkileyecek derecede Vita Sertifikasyon müşterileri ile herhangi bir şekilde maddi veya hukuki bağının olmaması,
• Mali baskılardan uzak, profesyonel karar verebilme yeteneğine sahip olması.

Vita Sertifikasyon Şirket Müdürü tarafından komitenin oluşumundaherhangi bir değişiklik yapılmazsa ve komite üyelerinin de istifaları gündemde değilse komite aynı haliyle çalışmalarını sürdürür. Aksi durumda yeniden atama yapılarak komite üyelikleri ya topluca ya da kısmen yenilenir. Bir yıl içerisinde mazeretsiz olarak ardı sıra 2 (iki) toplantıya, mazeretli olarak 2 (iki) yıl içinde 4 (dört) toplantıya katılmayan komite üyelerinin üyelikleri Vita Sertifikasyon Şirket Müdürü tarafından düşürülür ve yeni komite üyesi ataması yapılır.

Komite üyeleri aşağıdaki grupları temsil eden kişilerden seçilebilir;

• Odalardan (Sektörle ilgili Ticaret Oda ve sanayi odalarından ) ya da Sivil Toplum Kuruluşları, Sendikalar, vb. kuruluşlardan/Eğitim kurumları ya da Üniversitelerden ya da sektörde hizmet veren kuruluşlardan/

Kamu çalışanı / ilgili kapsamda akademisyen veya teknik lise öğretmeni

• İlgili sektöriçin çalışan veya belgeli kişiler, 
• İlgili sektör işveren

Vita Sertifikasyon Şirket Müdürü atanan üyelerin isimleri yer alır ve bu liste Vita Sertifikasyon personeline Yönetim Temsilcisi vasıtasıyla duyurulur.

4.2 Çalışma Biçimi ve Görevleri:

Tarafsızlık Komitesi Vita Sertifikasyon Yönetim Temsilcisinden aksi talep gelmedikçe yılda bir kez toplanır. Gerektiğinde şikâyet veya herhangi bir üyenin veya Vita Sertifikasyon Yönetiminin talebi ile planlanmamış toplantılar gerçekleştirilebilir. Toplantıdan en geç 7 (yedi) gün önce incelenecek dokümanlar ve kayıtlar gündem ile birlikte komite üyelerine gönderilir. Gündemin son hali komite başkanı ve üyelerin görüşleri alınarak Yönetim Temsilcisi tarafından hazırlanır. Bu gündem komitenin tarafsızlıkla ilgili yapacağı gözden geçirme dikkate alınarak oluşturulur.

Komitenin temel görevleri;

• Belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlıkla ilgili çalışma prensiplerinin geliştirilmesine yardım edilmesi,
• Vita Sertifikasyon belgelendirme faaliyetlerinin objektif olarak yürütülmesine mani olacak Vita Sertifikasyon içerisinde ticari ve diğer herhangi bir eğilim içerisine girilmesini engellemek,
• Vita Sertifikasyon, Yönetim Temsilcisinden aksi talep gelmedikçe yılsonunda olmak üzere yılda bir kez yapılacak toplantılar esnasında belgelendirme süreci ve karar alma prosesinin tarafsızlığının gözden geçirilmesi,
• Kamuoyunun bakışı (Vita Sertifikasyon hakkındaki kamuoyu görüşü) ve açıklık, şeffaflık, gizlilik dâhil olmak üzere, belgelendirmeye olan güveni etkileyen konular hakkında tavsiyelerde bulunulması,
• Vita Sertifikasyon yıllık bilançolarının incelenmesi ve tahmini bilanço ile varsa arasındaki farkların nedenlerinin incelenmesi. Vita Sertifikasyon finansal yapısının değerlendirilmesi gerekirse iyileştirme önerilerinin yapılması,
• Bir önceki Yönetimin Gözden Geçirilmesi Toplantısı sonuçlarının değerlendirilmesi (Bu konuda komite üyeleri gerek görürse Şirket Müdürünü toplantıya çağırabilir.),
• İç tetkik raporlarının incelenmesi ve sonuçlarının değerlendirilmesi,
• T.01 Çıkar Çatışması Analizi Talimatının periyodik olarak gözden geçirilmesi ve talimatta öngörülen hallerin oluşup oluşmadığının kontrol edilmesi. Olası çıkar çatışmaları ile var olan çatışmaların birbirleriyle karşılaştırılması. Komite üyelerinin de kendi görüşleri olduğunda ya da talimattaki herhangi bir değişiklik durumunda Kalite Yönetim Temsilcisi kanalıyla Şirket Müdürüne talimatın onaylatılması,
• Komite gerekli gördüğü takdirde tarafsızlıkla ilgili sorgulamaları esnasında Vita Sertifikasyon bünyesindeki her personelin görüşüne başvurabilir,
• Birinci, ikinci ve üçüncü taraf tetkikler sonucunda, belgelendirme süreci ve karar alma prosesinin tarafsızlığının gözden geçirilmesi,
• Vita Sertifikasyon müşteri memnuniyeti, başarı grafiği ve belgelendirme faaliyetlerindeki yetkinliğine dair istatistikî verilerin değerlendirilmesi,
• Komite üyelerinden biri veya birkaçının veya Yönetim Temsilcisi veya Vita Sertifikasyon çalışanlarından herhangi birinin aktardığı stratejik önem taşıyan bir konunun görüşülmesi,
• Vita Sertifikasyon müşterilerinden gelen ve komitenin görev alanı içerisinde yer alan herhangi bir konunun değerlendirilmesi,
• Tam veya kısmî süreli personelin çıkar çatışması yaratabilecek bir durum içinde bulunduğu Yönetim Temsilcisi tarafından tespit edilirse bu durumun görüşülerek Vita Sertifikasyon personel ile çalışmaya devam edip etmemesi konusunda Vita Sertifikasyon şirket Müdürü’ne  tavsiye(ler)de bulunması.

Komite üyeleri çalışmalar sırasında edindikleri bilgileri üçüncü taraflara karşı gizli tutmakla yükümlüdürler. Bunu garanti altına almak için her bir üye Vita Sertifikasyon Personel Sözleşmesi ve Tarafsızlık Komitesi Gizlilik ve Tarafsızlık   Taahhütnamesi  imzalamak ve titizlikle uymak zorundadırlar.

Komitenin çalışma esaslarıyla ilgili diğer hususlar aşağıda tanımlanmaktadır:

• Komite üyeliği şahsen oluşur ve üyeye vekâlet sistemi yoktur.
• Komitenin toplanabilmesi için en az 2(iki ) üyesinin hazır bulunması gerekir.
• Toplantılarda karar alınabilmesi için üyelerin oybirliği aranır.
• Alınan kararlar Toplantı Tutanağı ile kayıt altına alınır ve katılımcılar tarafından imzalanarak onaylanır.
• Komitenin fonksiyonlarını yerine getirebilmesi için ihtiyaç duyulan bütün bilgi, belge ve kayıtlar Yönetim Temsilcisi sorumluluğunda kurula sağlanır.

Vita Sertifikasyon  Şirket Müdürü, bu komitenin tavsiyelerini dikkate almazsa, komite bağımsız hareket etme hakkına (İlgili Ulusal Yeterlilik yayımlayan kurum veya akreditasyon kuruluşuna) sahiptir.