URSA Belgesi
URSA Nedir?
URSA; dilimize Sorumlu Kaynak Kullanımı Denetimi olarak çevrilen Understanding the Responsible Sourcing Audit kelimelerinin baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. URSA, tedarikçi pozisyonunda bulunan işletmelerin, faaliyet gösterdiği ülkenin yasalarına ve gerekli yönetmeliklerine uygunluğunun sağlanması için yürütülen bir denetim ile ilgili standartlar ve gereklilikler içeren bir belgelendirme çalışması olarak açıklanabilir. Yani tedarikçiler bu belgelendirme faaliyeti kapsamında yetkili kuruluşlarca denetlenebilir ve belgelendirilebilirler.
Aslında URSA, bir nevi bağımsız bir denetim sistemidir. Başka bir ifadeyle URSA; tedarikçilerin Unilever firmasının Sorumlu Kaynak Sağlama Politikası’nın (Responsible Sourcing Policy – RSP) ek gerekliliğine uygunluğunu da değerlendiren bir denetim protokolüdür. URSA gibi denetim protokolleri sayesinde; tedarikçiler sadece uyum gerekliliklerini yerine getirmekle kalmamakta, aynı zamanda sürekli devam eden bir iyileştirme sürecinin parçası haline gelebilmektedir. URSA içerisinde yer alan temel ilkeler (Fundamental Principles) ile Unilever, sürdürülebilir büyüme konusundaki üstlenmelerin (taahhütlerin) yerine getirilmesi için sorumlu kaynak kullanımı konusunda bazı temel unsurlar belirlemiştir. Bunun yanında; Unilever firması ile iş ilişkisi kurmak ve bu ilişkiyi sürdürmek isteyen tedarikçiler için bazı zorunlu gereksinimler (Mandatory Requirements) bulunmaktadır. Söz konusu ölçütler, faaliyet alanı veya sağladığı ürün/hizmet türü fark etmeksizin tüm tedarikçiler için geçerlidir.
URSA Denetimi, Sosyal Uygunluk Denetimi (SUD) olarak da adlandırılabilir. Bu denetimde istenen kriterlerin bazıları;
• İşletmede hiçbir koşulda 16 yaşından küçük olan kişi veya kişiler çalıştırılmamalı,
• Oturma ve çalışma izni olmayan yabancı uyruklu personel çalıştırılmamalı,
• İşletmede çalışan personelin hiçbirine asgari ücret altı ödeme yapılmamalı,
• Ödeme ve/veya puantaj kayıtları olmak üzere hiçbir koşulda şeffaflığa aykırı bir durum olmamalı,
• İşletmede hiçbir koşulda SGK ve/veya vergi borcu olmamalı, olarak belirtilebilir.
URSA Belgesi Nedir?
URSA Belgesi ya da URSA Sertifikası olarak anılan belge; URSA denetimini başarıyla tamamlayan firmaya verilen belge veya belgelerdir. Bu belge, yetkili olan denetleme kuruluşları tarafından yapılan denetleme sonucunda verilir. Çiftliklerin, çiftçi gruplarının, imalat ünitelerinin, işletmecilerin, tüccarların, ihracatçıların ve lojistik birimlerin kısaca, URSA kapsamına giren tüm kuruluşların denetimleri Unilever firmasının sorumlu kaynak sağlama esaslarına göre deneyimli denetim kadrosu ile özel firmalar tarafından yapılabilmektedir.
URSA ile yapılan denetim sayesinde ilgili firmalar, endüstri tarafından kabul edilen protokollerin ötesinde başka birçok konu ile ilgili olarak da denetlenebilir ve değerlendirilebilir. Örnek olarak; çalışma standartları, iş sağlığı ve güvenliği, insan hakları, çevre yönetimi ve arazi kullanımı gösterilebilir.
URSA Belgelendirme ve Danışmanlık
Sorumlu Kaynak Kullanımı Denetimi (URSA) kapsamında yapılan belgelendirme faaliyeti URSA Belgelendirme veya URSA Sertifikasyon olarak anılır. Bu belgeyi almayı talep eden firmalar gerekli denetimlerden geçmeli ve varsa uygunsuzluklarını tamamlamalıdır.
URSA Danışmanlık ise; URSA Denetimi kapsamında verilen danışmanlık hizmetidir. Bu danışmanlık hizmetinde amaç; URSA denetimine girecek kuruluşlara gerekli eğitim veya bilgilendirme hizmetini vermek, gerekli dokümantasyon yardımı yapmak ve personel ile çalışanları bu konu hakkında bilgilendirmek olarak açıklanabilir. Söz konusu danışmanlık hizmeti özel firmalar tarafından verilebilir. URSA ile ilgili danışmanlık hizmeti kapsamında;
• Bir soru listesi oluşturularak hem personelin hem yöneticilerin denetimler kapsamında gelebilecek sorulara hazırlanması,
• Gerekli dokümantasyonun oluşturulması,
• Denetimlere yönelik diğer hazırlıklar,
• Denetim provası yapılması,
hizmetleri verilebilir.
URSA Belgesi Alma İle İlgili Denetim Süreci
URSA, sanayi (endüstri) tarafından kabul görmüş protokollerden çok daha geniş konuları içermektedir. Bu kapsamda tedarikçilerin;
• Çalışma standartları,
• İş sağlığı ve güvenliği,,
• İnsan hakları,
• İş bütünlüğü,
• Çevre yönetimi ve arazi görev hakları, başlıklarındaki konular ile ilgili uygulamalarını değerlendirmektedir.
Unilever firmasının uyumluluk gerekliliklerini yerine getirmek ve İyi Uygulama Kriteri’ni elde etmek için tedarikçiler URSA denetimini başarıyla tamamlamalıdırlar. Unilever tedarikçileri veya yeni tedarikçi olmak isteyen kuruluşlar, denetim sürecini başlatmak için, şirketlerini Unilever Tedarikçi Yeterlilik Sistemi’ne (USQS) kayıt ettirmeli ve denetim süreci başlamalıdır. Denetimler ile ilgili izlenen süreç;
• Denetim için talebin oluşturulması,
• Denetim için hazırlıkların yapılması,
• Denetimin işletme sahalarında gerçekleştirilmesi,
• Denetimden sonra gerekli raporlamaların yapılması,
• Denetimden sonra gerekli doğrulamaların yapılması ve değerlendirilmesi,
basamaklarını kapsamaktadır.
URSA kapsamında denetime girecek kuruluşlar;
• Personel kayıtları (işe devam kayıtları, maaş bordroları, aylık hesap pusulaları gibi),
• İş sağlığı ve güvenliği kayıtları (bina yerleşim planları, tahliye planı, işyeri açma ve çalışma ruhsatı, itfaiye raporu, yapı ruhsatı ve yapı kullanım izin belgesi, yangın söndürme tüpü ve yangın dolaplarının sayısı gibi),
• Çevre ile ilgili kayıtlar (işyerine ait çevre izin belgesi, ÇED kapsam dışı raporu, çevre koruma belgeleri, atık beyanları gibi),
• Diğer kayıtlar (iş alım ve çıkış prosedürü, geçmiş denetim kayıtları, iç ve dış fason tedarikçi firma listeleri gibi),
kayıtlarına dikkat etmeli ve bu kayıtları itinalı bir şekilde tutmalıdır.